Rechte und Pflichten für die Nutzung von Microsoft-Softwarelizenzen aus dem BAGFW Rahmenvertrag: Was ist wo geregelt?

Informationstechnologie und die mit ihr eingesetzte Software ist fester Bestandteil des Arbeitslebens und der ehrenamtlichen Tätigkeit. Insbesondere bei der Nutzung von Software sind jedoch spezielle Bedingungen zu beachten: Die Rechte am Computerprogramm sind durch das Urheberrecht geschützt, das geistige Eigentum an der Software verbleibt grundsätzlich beim Urheber. Software wird daher nicht gekauft, sondern lizenziert. Mit der Lizenz erwirbt der Nutzer das Recht, die Software entsprechend der Bestimmungen des Lizenzvertrags einzusetzen und zu nutzen. Bereits bei der Beschaffung von Software in Organisationen und Unternehmen sind rechtliche und organisatorische Aspekte zu beachten, um Fehlinvestitionen und Lizenzverstöße zu vermeiden. Darüber hinaus ist der Hersteller zur Überprüfung der einwandfreien Lizenzierung in einem Lizenzaudit berechtigt. Verschaffen Sie sich einen Über- blick der zugrundeliegenden Rechtsnormen, bestehende Rahmenverträge und Herstellerregelungen.

MS-Rahmenverträge der BAGFW

Im Frühjahr 2015 wurden von der Bundesarbeitsgemeinschaft der Freien Wohlfahrtspflege (BAGFW) erneut zwei Rahmenverträge mit Microsoft verhandelt und im Mai 2015 unterzeichnet. Durch Ihre Mitgliedschaft im Paritätischen Wohlfahrtsverband sind sie grundsätzlich berechtigt, über diese Verträge Produkte der Firma Microsoft zu stark vergünstigten Konditionen zu erwerben. Um von diesen Konditionen zu profitieren, können Sie sich zum Beispiel bei der Logiway GmbH für diesen Vertrag registrieren. Mit dieser Registrierung treten Sie in diese Verträge ein.

Urheberschutz für Computerprogramme

Grundlage für die vertraglichen Regelungen bildet das Urheberrechtsgesetz (UrhG). Hier wird geregelt, welche Werke geschützt sind und welche Rechte sich für den Urheber daraus ergeben. Seit 1993 findet das UrhG auch für Computerprogramme Anwendung. Besonders wichtig ist die Klarstellung, dass Sie grundsätzlich nur ein Nutzungsrecht erwerben und niemals die (Urheber-) Rechte an der Software. Diese verbleiben grundsätzlich beim Urheber.

Schon im UrhG wird geregelt, welche Beschränkungen im Nutzungsrecht der Urheber vornehmen darf. So kann das Nutzungsrecht vom Urheber

• räumlich (z.B. auf ein Land oder einen Standort),
• zeitlich oder
• inhaltlich (z.B. nur Nutzung bestimmter Bestandteile des Werkes oder zu Schulungszwecken beschränkt eingeräumt werden.

Der Anspruch auf eine vertraglich zu vereinbarende Vergütung findet sich ebenfalls im Urheberrechtsgesetz.

Vertragsstruktur Microsoft-Lizenzierung für Einrichtungen der Wohlfahrt

Allgemeine Regelungen befinden sich im „Microsoft Business and Services Agreement“ (MBSA), einer Übereinkunft zur Regelung und Definition wichtiger Begriffe.mDie Besonderheiten des Programms, Mindestbestellmengen und Festlegung des Preislevels sind im Select- Plus-Vertrag beschrieben. Die Lizenzierungs-ID ist in dieser Programmstufe die „Public Customer Number“ (PCN) = öffentliche Kundennummer im Select Plus-Programm

Die Produktbestimmungen legen fest, wie Microsoft Software-Produkte, die unter einem Volumenlizenzvertrag erworben wurden, eingesetzt und genutzt werden dürfen.

Nachprüfung der Vertragserfüllung

Microsoft hat definiert, dass die Einrichtung, die Produkte über einen Lizenzvertrag nutzt, selbst für die korrekte Lizenzierung verantwortlich ist. Um dies überprüfen zu können, findet sich im Select Plus-Vertrag für Forschung und Lehre der BAGFW die Regelungen zur Nachprüfung der Vertragserfüllung. Im Vertrag für den Bereich „Wohlfahrt“ findet sich diese Regelung im MBSA wieder.

Einrichtungen sind demnach verpflichtet Aufzeichnungen über gekaufte und genutzte Produkte zu führen, die über diesen Vertrag beschafft wurden. Benötigt wird hierfür eine Aufstellung der kaufmännischen Nachweise. Eine Aufbewahrung der Buchhaltung birgt die Gefahr, dass nach den dort geltenden Aufbewahrungsfristen die kaufmännischen Nachweise vernichtet werden. Zudem wird eine valide Aussage über die auf ihren Geräten genutzte Software benötigt.

Lizenzaudit: Überprüfung durch Microsoft

Schließlich behält sich Microsoft das Recht vor, die Einhaltung der Verträge inklusive der Lizenzbestimmungen nachzuprüfen. Im Allgemeinen spricht man hier von einem Lizenzaudit bzw. Lizenz-Plausibilisierung. Abhängig vom genutzten Volumenlizenzprogramm und Einstufung der Einrichtung erhalten Sie eine Aufforderung zur Abgabe einer sogenannten „Deployment Summary“ oder  einer  „Effective  License  Position“ (ELP).

Beschaffung und Lizenzberatung

Unsere Partner Logiway, Comparex und Cancom unterstützen Sie bei der Beschaffung und dem nutzungsrechtskonformen Einsatz von Software in Ihrer Einrichtung. Dank langjähriger Erfahrung in der Betreuung gemeinnütziger Einrichtungen und der Kenntnis über Rahmenverträge und Lizenzbedingungen kennen sie Ihre Anforderungen genau und finden gemeinsam mit Ihnen die optimale Softwarelösung und deren korrekte Lizenzierung – egal, ob es um ein Betriebssystem für den Büro-PC, die Volumenlizenzierung kompletter Einrichtungen oder anspruchsvolle Lösungslandschaften geht.

Sie haben eine Aufforderung zur Abgabe einer ELP von Microsoft erhalten? Oder Sie möchten die Vorteile eines transparenten und aktiven Lizenzmanagements nutzen bevor Microsoft Sie zur Überprüfung auffordert? Unsere Partner zeigen Ihnen gerne Möglichkeiten auf, wie z.B. Lizenzbilanzerstellung in einem SAM-Baseline-Projekt oder die Nutzung eines Managed Service.

Hier können Sie sich die Fachinfo als pdf-Datei downloaden.